۸ مرحله پیاده‌‌‌‌‌‌‌‌سازی مدیریت دانش در سازمان

متخصصان حوزه مدیریت دانش طی سال‌های اخیر تعاریف متعددی از این مفهوم ارائه کره‌اند. بر اساس تعریف ایزو ۳۰۴۰۱، «مدیریت دانش شامل بهینهسازی، شناسایی، خلق، تحلیل، نمایاندن، توزیع و کاربرد دانش برای خلق ارزش سازمانی است.» در تعریفی دیگر مدیریت دانش «مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌هاست که برای بهبود چرخه دانش سازمانی پیاده‌سازی می‌شود و هدف آن افزایش تعامل میان کارکنان در راستای تحقق اهداف سازمانی است».

در دو دهه گذشته پیاده‌سازی مدیریت دانش در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها مورد توجه قرار گرفته است، به‌طوریکه بیش از ۸۵درصد از پانصد شرکت برتر دنیا در حال به‌کارگیری از تکنیک‌های مدیریت دانش و نرم افزار مدیریت دانش در راستای ارزش‌آفرینی و خلق ارزش افزوده برای کسب و کار خود هستند.

برای پیاده‌سازی مدیریت دانش روش‌های مختلف و متنوعی وجود دارد که هر کدام بر اساس مدل‌های مرجع و یا تجربیات شرکت‌های مشاور طراحی شده‌اند.در یکی از این رویکردها در طی ۸ مرحله پیاده سازی مدیرت دانش در سازمان امکان پذیر است :

مرحله ۱: اهداف برنامه مدیریت دانش را تعیین کنید

• توسعه گردش کار و چشم‌انداز سازمان را بیان کنید.
• اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت که مشکلات سازمان را حل می‌کنند و از محرک‌های کسب‌وکار حمایت می‌کند را مدون کنید.

مرحله ۲: برای تغییر آماده شوید

• مدیریت دانش بیش از تمرکز بر فناوری، بر تغییر فرهنگ سازمانی تمرکز دارد. در این مرحله کارکنان باید در نحوه به اشتراک‌گذاری تجربیات خود تجدیدنظر کنند.
• سفیران مدیریت دانش را در سراسر سازمان توانمند کنید که رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش را در بخش‌های خود تشویق کنند و بازخورد ارزشمندی را به تیم اجرایی مدیریت دانش سازمان ارائه کنند

مرحله ۳: یک فرآیند با اولویت بالا را به‌عنوان پایه اقدامات مدیریت دانش تعریف کنید

• طرح‌ریزی یک فرآیند مدیریت دانش در سطح بالا یک گام کلیدی برای اجرای موثر است. شروع با یک فرآیند سطح بالا به شما کمک می‌کند تا به‌تدریج رویه‌های دقیق را در مراحل چهار، پنج و شش توسعه دهید.

مرحله ۴: نیازهای فناوری را تعیین و اولویت‌بندی کنید

• زمان آن رسیده است که ارزیابی کنید چه نوع فناوری فعالیت‌های مرتبط با مدیریت دانش شما را افزایش و خودکار می‌کند.
• راه‌حل‌های مدیریت دانش سازمان گسترده و متنوع است. ضروری است که ارائه‌دهندگان اصلی را بشناسید، هزینه و فایده هر نوع فناوری را درک کنید و بفهمید که چگونه هر راه‌حل می‌تواند به شما دررسیدن به اهدافتان کمک کند یا مانع شود.
• درک درستی ازآنچه کارکنان نیازمند آن هستند، چه چیزی برای آن‌ها کارکرد خوبی دارد و به چیزهای علاقه‌ای ندارند به دست آورید. برای خرید یک فناوری جدید خیلی عجله نکنید و در ابتدا بررسی کنید که آیا فناوری‌های موجود نیازهای شمارا برآورده می‌کند یا خیر.

مرحله ۵: وضعیت فعلی مدیریت دانش را ارزیابی کنید

• پس‌ازاینکه اهداف برنامه خود را مشخص کردید، برای تغییرات فرهنگی سازمان آماده شدید، فرآیندی در سطح بالا تعریف کردید و نیازهای فناوری خود را تعیین و اولویت‌بندی کردید، می‌توانید وضعیت فعلی مدیریت دانش را در سازمان خودارزیابی کنید.
• ارزیابی شما باید پنج جز اصلی مدیریت دانش را پوشش دهد، کارکنان، فرآیندها، فناوری، ساختار و فرهنگ یک ارزیابی باید نمای کلی از وضعیت فعلی، شکاف‌های بین وضعیت فعلی و مطلوب و توصیه‌هایی برای بستن این شکاف‌ها ارائه دهد.

مرحله ۶: یک نقشه راه برای پیاده‌سازی مدیریت دانش تدوین کنید

• با در دست داشتن نتایج ارزیابی وضعیت فعلی، زمان آن فرا رسیده است که نقشه راه اجرایی برنامه مدیریت دانش خود را تدوین کنید.
• داشتن یک استراتژی درمورد چگونگی غلبه بر کاستی‌ها در جلب حمایت رهبری و دریافت بودجه موردنیاز بسیار مهم است. این استراتژی می‌تواند به‌عنوان یک نقشه راه از پروژه‌های مرتبط ارائه شود که هرکدام به شکاف‌های مشخصی که توسط ارزیابی شناسایی‌شده‌اند می‌پردازد.

مرحله ۷: ابزارهای و تکنیک‌های مدیریت دانش را پیاده‌سازی کنید

• اجرای یک برنامه مدیریت دانش و افزایش اثربخشی کلی سازمان شما به منابع کارکنانی و بودجه قابل‌توجهی نیاز دارد.  انجام این کار به زمان زیادی احتیاج دارد، اما مطمئن شوید که پیشرفت‌های تدریجی دارید. سعی کنید موفقیت‌های کوچک را جشن بگیرید و در سازمان اطلاع‌رسانی کنید.
• حالا وقت شروع است. شما می‌دانید که اهداف چیست، فرهنگ‌سازمانی را به‌درستی شناسایی کرده‌اید. فرآیندها و فناوری‌هایی دارید که برنامه مدیریت دانش شما  را فعال می‌کند. شما می‌دانید که چه شکاف‌هایی وجود دارد و یک نقشه راه دارید تا به بگوید چگونه آن‌ها را برطرف کنید.
• همان‌طور که در هر مرحله از نقشه راه پیش می‌روید، مطمئن شوید که به هدف کوتاه‌مدت خود رسیده‌اید. بدون آن‌ها، برنامه شما ممکن است حرکت و حمایت ذینفعان کلیدی را از دست بدهد.

مرحله ۸: اندازه‌گیری و بهبود برنامه مدیریت دانش

• آیا مدیریت دانش شما اثربخش است و خوب کار می‌کند؟ برای پاسخ به این سوال نیازمند راهی برای اندازه‌گیری اثربخشی و مقایسه با نتایج پیش‌بینی‌شده دارید. در صورت امکان، قبل از اجرای برنامه مدیریت دانش، وضعیت فعلی خود را ارزیابی کنید. پس از اجرا، روند و نتایج جدید را با نتایج قدیمی مقایسه کنید تا ببینید عملکرد چگونه بهبودیافته است.
• اگر مزایای مدیریت دانش به‌اندازه‌ای که پیش‌بینی می‌کردید آشکار نیست، ناامید نشوید. زمان می‌برد تا سازمان با فرآیندها و بهبودهای جدید منطبق شوند.
• هنگام تصمیم‌گیری در مورد معیارهای مناسب برای اندازه‌گیری پیشرفت سازمان خود، یک کارت امتیازی متوازن ایجاد کنید که معیارهایی را در زمینه عملکرد، کیفیت، انطباق و ارزش ارائه دهد. نکته کلیدی در پس ایجاد یک کارت امتیازی متوازن مدیریت دانش این است که بینش ارزشمندی را در مورد اینکه چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند ارائه می‌دهد. سپس می‌توانید اقدامات لازم را برای کاهش شکاف‌های موجود، عملکرد، کیفیت و ارزش انجام دهید، بنابراین کارایی کلی برنامه مدیریت دانش را بهبود می‌بخشد.