یکی از پایه‌های اصلی مدیریت فرایندهای کسب و کار، معماری فرایند سازمانی یا معماری فرایند کسب و کار است. در واقع معماری فرایند سازمانی یکی از عواملی است که امکان اجرای صحیح مدیریت فرایند را فراهم می‌کند. معماری فرایند کسب و کار برای مدیریت فرایندمحور در هر سازمانی، ضروری است.
معماری فرایند کسب و کار اگر به طور دقیق و به درستی پایه ریزی شده باشد، یک ابزار قوی برای مدیریت و تصمیم گیری است و به روش‌های مختلفی می‌توانید از مزایای آن بهره‌مند شوید.
هر چالشی که در مسیر کسب و کار با آن مواجه شوید بدون تردید پاسخی دارد و پاسخ این چالش‌ها در معماری فرایند سازمانی و معماری کسب و کار مبتنی بر فرایند نهفته است. معماری فرایند درست مثل یک نقشه بازی است که شما را برنده می‌کند یا با دیگران، تمایز می‌دهد.
طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار را میتوان به عنوان یک مدل بصری و سلسله مراتبی از فرآیندهای یک سازمان تعریف نمود. معماری فرآیند یک طرح مهم تجاری است که تصمیم گیرندگان را هدایت نموده و استراتژیها را به اجرا درمیآورد. معمولا دو یا سه سطح از سطوح بالاتر معماری فرآیند، یک ابزار تجسمی و مدیریتی قدرتمند فراهم مینماید. به بیانی دیگر به کمک طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار، اصلاح ساختاری در سیستم های فرآیندی صورت میگیرد و در زمینههایی مانند فناوری، نرم افزار، فرآیندهای کسب و کار و هر سیستم پردازش دیگر، با درجات مختلفی از پیچیدگی اعمال میشود. طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار منابع مرتبط، اسناد، سنجش عملکرد، روش اندازه گیری و تمهیدات حکومتی را نیز در بر میگیرد.
فرآیندهای کسب و کار با کارکردهای کارآمد، تنها راهی است که هر سازمان میتواند از آن طریق به مشتریان و ذینفعان خارجی خود ارایه ارزش نماید. معماری فرآیند بیش از اینکه یک تصویر یا یک مدل باشد، نوعی کمک روزانه به مدیریت استراتژیک و عملیاتی برای بهبود مستمر و تحویل خدمات به مشتری در سطحی عالی است
مزایای معماری فرایند
معماری فرایند دو دسته مزیت مهم دارد؛ یکی مزیت‌های اصلی و قابل مشاهده و دیگری مزیت‌هایی که معمولا در سایه مزایای اصلی قرار می‌گیرند.
مزایای اصلی معماری فرایند
۱. هماهنگی مجدد یا تنظیم برنامه‌ی سرمایه‌گذاری عملکرد با توجه به قابلیت ارزیابی
۲. هماهنگی مجدد یا هم‌ترازی معیارهای سنجش عملکرد
۳. افزایش و بهبود عملکرد سرمایه‌گذاری در بخش IT
۴. تصمیم گیری سریع‌تر
۵. کاهش اتلاف هزینه سرمایه‌گذاری
۶. کاهش خطر شکست برای برنامه‌های استراتژیک و اصلی
گام‌های طراحی معماری فرایند
در گام نخست برای طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار ، باید به شناسایی و درک اهداف استراتژیک سازمان بپردازیم. چشم انداز سازمان در آینده چیست. به چه جایگاهی در میان رقبا یا به چه سطحی از تولید قرار است برسد. در کنار تعیین این اهداف، کشف ارزشهای خاصی که سازمان میتواند ارائه نماید نیز انجام میگیرد. حال با توجه به اهداف استراتژیک و ارزشهای سازمان، با دنبال نمودن سطوح مدلسازی زیر، میتوان به طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار پرداخت:
- نامگذاری و نقشه برداری بالاترین سطح (سطح ۰)، نقشه سازمانی و فرآیندهای هسته ای(نقشه فرایندی- حوزه های فرایندی)
- تجزیه فرآیندهای هستهای سطح ۰ به سطح ۱، مدلسازی زنجیره ارزش(مدل مفهومی- گروه های فرایندی)
- تجزیه فرآیندهای سطح ۱ به سطح ۲ فرآیندهای کسب و کار، مدلسازی فرآیندهای BPMN (مدلسازی فیزیکی)
- مستند سازی و تجزیه فرآیندها به زیرفرآیندها و فعالیتها(مدل قابل اجرا)
مدلسازی فرآیندی (BPMN) – مدل سازی فیزیکی
سطح بعدی مدل سازی جهت طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار، مدل سازی فیزیکی است که میتواند با استفاده از BPMN و به صورت مدلسازی فرآیندهای BPM رسم شود.
هر فرآیند، شامل یک دنباله یا جریانی از فعالیت ها در یک سازمان است که با هدف انجام کاری انجام می‌گیرند. تعریف دیگری از مدل سازی فرآیندی وجود دارد که به طور خاص مربوط به مدل سازی سلسله مراتبی و طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار است: “مدل هایی که نیازهای کامل سیستم و کسب و کار را بدون اشاره به نوع خاصی از پیاده سازی، ارائه مینمایند.”
هر مرحله از یک مدل زنجیره ارزش میتواند به یک مرحله از زنجیره ارزش دیگر و یا یک فرآیند BPM پیوند یابد. منابع زیادی برای مدل سازی با استفاده از BPMN وجود دارد. از جمله:
- الگوهای فرآیند BPM با استفاده از BPMN
- روش BPMN به سبک بروس سیلور(Bruce Silver)
نکته : مخاطبان ایدهآل برای مدلهای فرآیند BPMN عبارتند از: صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار، کارشناسان موضوع و کاربران نهایی
